基于邏輯樹的零星物資采購提質(zhì)增效措施研究
集團公司生產(chǎn)經(jīng)營涉及的零星物資品類繁雜，響應(yīng)時效要求高，歷來是物資采購規(guī)范管理中的難點。本文對某大型國有集團公司的零星物資采購情況進(jìn)行研究，通過搭建邏輯樹分析模型，對采購活動進(jìn)行優(yōu)化完善，全面提高零星物資采購質(zhì)量和效率。
一
研究背景
邏輯樹分析模型將待解決的問題比作邏輯樹的樹干，將子問題比作邏輯樹的樹枝，大樹枝可以繼續(xù)延伸出小樹枝。通過逐級羅列所有的關(guān)聯(lián)問題，層層邏輯推演找到問題的成因和對策，其條理清晰、程序嚴(yán)謹(jǐn)，被廣泛應(yīng)用于管理學(xué)、流程學(xué)、咨詢學(xué)等領(lǐng)域，如SpaceX制定火星計劃、麥肯錫咨詢公司解決費米問題、網(wǎng)約車平臺開展市場調(diào)研都應(yīng)用了邏輯樹分析模型輔助決策。
該大型國有集團公司組織機構(gòu)龐大、層級較多，且生產(chǎn)經(jīng)營活動包含基建、運維、營銷等多種工作，需要頻繁采購辦公用品、建筑材料、工器具等零星物資，而零星物資又存在單位價值低、采購頻次高、規(guī)格型號多等特點，規(guī)范管理難度高，采購成本難控制。應(yīng)用邏輯樹分析模型可以快速高效地將復(fù)雜問題簡單化,兼顧“廣度”和“深度”找出問題對策，提高工作質(zhì)效。
二
問題分析與解決
本文應(yīng)用邏輯樹分析模型，對如何實現(xiàn)零星物資采購提質(zhì)增效進(jìn)行抽絲剝繭，將問題分解成規(guī)范管理、提高效率、精準(zhǔn)采購、全面覆蓋、價格合理、質(zhì)量優(yōu)良6個子問題，并提出相應(yīng)的解決方案。
（一）創(chuàng)新采購方式，規(guī)范高效采購
該大型國有集團公司共有上百家分公司，若由分公司直接實施采購難以規(guī)范管理，易滋生腐敗行為；若分批次集中采購則需要頻繁開展采購活動，投入大量的人力物力，明顯增加了采購成本；故采用框架協(xié)議采購，按年度歸集各分公司的采購目錄，統(tǒng)一組織集中采購，既有利于規(guī)范采購行為，又可提高采購效率，還能降低采購成本。
（二）完善采購目錄，精準(zhǔn)全面覆蓋
零星物資采購涵蓋不同分公司的各個專業(yè)，現(xiàn)有采購目錄存在物料描述不準(zhǔn)確、規(guī)格型號不全等問題，難以精準(zhǔn)、全面地滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。本文通過對近三年數(shù)百萬條采購數(shù)據(jù)、上萬條物料描述進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗與重構(gòu)，完善零星物資采購目錄，提高零星物資采購效率。
1.統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)格
零星物資品類繁雜、規(guī)格型號多，不同品類物資之間的物料描述方式差異較大，同類物資的物料描述方式尚未統(tǒng)一，嚴(yán)重影響了采購的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。本文通過確定標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)規(guī)格，統(tǒng)一物料描述方式,將數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)化為有價值的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，為后續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)夯實基礎(chǔ)，提高采購目錄的編制效率。
先將零星物資按品類歸屬至基建、運維、營銷等各個專業(yè)，由各個專業(yè)自行將現(xiàn)有物料描述進(jìn)行數(shù)據(jù)拆分和字段提煉，確定各類物資的物料描述標(biāo)準(zhǔn)模板。如將普通螺栓的物料描述分解為規(guī)格、長度、材質(zhì)、表面處理方式、配件5類。然后，組織所有專業(yè)分析討論，梳理不同品類的共性參數(shù)和個性參數(shù)，建立統(tǒng)一的物料描述標(biāo)準(zhǔn)框架，對歷史采購數(shù)據(jù)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板進(jìn)行語義轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化變換。如將普通螺栓的長度和手電鉆的鉆孔直徑的計量單位共同約定為mm，將歷史采購數(shù)據(jù)中普通螺栓的長度由cm換算成mm。
2.丟棄錯誤數(shù)據(jù)
零星物資采購涉及多個專業(yè)，關(guān)注角度不同，描述重點不同，歷史采購數(shù)據(jù)中的物料描述存在諸多錯誤，錯誤條目占比約8%。本文采用兩種解決方案處理了5種錯誤數(shù)據(jù)，提高了采購目錄的編制質(zhì)量。
第一種解決方案：擦除錯誤字段數(shù)據(jù)，保留行采購數(shù)據(jù)，共處理錯誤數(shù)據(jù)近千條，處理以下4種錯誤類型，以普通螺栓為例：一是關(guān)鍵字段數(shù)值為空，如規(guī)格字段為空值；二是數(shù)值與字段類型不匹配，如材質(zhì)字段下內(nèi)容為40mm；三是字段存在多個數(shù)值，如規(guī)格字段同時存在M12和M14；四是不同字段的數(shù)值存在沖突，如材質(zhì)字段為不銹鋼，表面處理字段為鍍鋅。
第二種解決方案：作為無效數(shù)據(jù)直接丟棄，不進(jìn)入后續(xù)的統(tǒng)計分析環(huán)節(jié)，共處理錯誤數(shù)據(jù)上百條，處理1種錯誤類型。字段內(nèi)容與該物資明顯不符，如普通螺栓的規(guī)格字段為DN20，該行采購數(shù)據(jù)作為無效數(shù)據(jù)直接丟棄，不進(jìn)入后續(xù)的統(tǒng)計分析環(huán)節(jié)。
3.補全缺失數(shù)據(jù)
在統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)格和丟棄錯誤數(shù)據(jù)后，搭建了規(guī)范化、結(jié)構(gòu)化的零星物資歷史采購數(shù)據(jù)庫，從數(shù)據(jù)庫中提取歷史采購數(shù)據(jù)開展數(shù)據(jù)聚合、約減和壓縮，形成歷史采購目錄。因原始數(shù)據(jù)本身存在缺漏，同時丟棄了部分錯誤數(shù)據(jù)，梳理出來的歷史采購目錄難以滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全部需求，須利用已經(jīng)確定的規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)填充。如普通螺栓主要采購規(guī)格為M4~M18，規(guī)格變化一般為M2，主要采購長度為40mm~100mm，長度變化一般為10mm，利用既定規(guī)則對普通螺栓的缺失型號進(jìn)行補全。對補全后的采購目錄開展專業(yè)論證，剔除無須采購的部分，形成基本覆蓋生產(chǎn)經(jīng)營需要的采購目錄。
（三）優(yōu)化采購策略，優(yōu)選優(yōu)質(zhì)優(yōu)價
零星物資采購質(zhì)量是根本、價格是關(guān)鍵，采取合適的采購策略，有利于用合理的價格采購優(yōu)質(zhì)的商品，推動零星物資采購提質(zhì)增效。本文將采購策略進(jìn)行多維度拆解，挖掘關(guān)鍵要素，開展趨勢分析，助力采購策略的優(yōu)化提升。
優(yōu)化采購策略可分解為合理分標(biāo)分包、優(yōu)化資格條件、調(diào)整業(yè)績要求三要素，一般在分標(biāo)分包工作完成之后，根據(jù)歷史招標(biāo)投標(biāo)活動情況設(shè)置每個標(biāo)包的資格條件和業(yè)績要求。合理的分標(biāo)分包有利于聚集優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，便于優(yōu)中選優(yōu)，提高物資質(zhì)量、降低物資價格；合適的資格條件可以幫助招標(biāo)人篩選優(yōu)秀的產(chǎn)品和供應(yīng)商，保障物資質(zhì)量和供應(yīng)商服務(wù)水平；供應(yīng)商的業(yè)績反應(yīng)市場的認(rèn)可程度，恰當(dāng)?shù)臉I(yè)績要求可以在保障潛在供應(yīng)商數(shù)量足夠、競爭充分的基礎(chǔ)上，快速排除被市場摒棄的產(chǎn)品及供應(yīng)商。
首先，根據(jù)采購金額單獨分標(biāo)。在零星物資歷史采購數(shù)據(jù)庫中觀察各個物料描述下的年度采購金額，定位年度采購金額一定規(guī)模以上的物資，將該部分物資單獨分標(biāo)。單獨分標(biāo)的物資，如在歷史招標(biāo)投標(biāo)活動中，直接參與投標(biāo)的制造商較多、競爭較為充分時，該物資僅限制造商參與投標(biāo)；當(dāng)制造商投標(biāo)參與度較低時，該物資接受制造商或代理商投標(biāo)。
其次，根據(jù)供應(yīng)商群體合并分標(biāo)。在數(shù)據(jù)庫中隱藏已單獨分標(biāo)的物資，根據(jù)供應(yīng)商群體進(jìn)行數(shù)據(jù)透視和統(tǒng)計，定位年度采購金額一定規(guī)模以上的制造商群體，將該群體可生產(chǎn)的多種物資合并分標(biāo)，合并分標(biāo)的物資接受制造商或代理商投標(biāo)。
再次，根據(jù)專業(yè)管理合并分標(biāo)。在數(shù)據(jù)庫中繼續(xù)隱藏已合并分標(biāo)的物資，根據(jù)供應(yīng)商群體和專業(yè)管理進(jìn)行數(shù)據(jù)透視和統(tǒng)計，不同專業(yè)的不合并分標(biāo)，供應(yīng)商群體集中的合并分標(biāo)，若合并以后年度采購金額仍未達(dá)到一定規(guī)模的，在同專業(yè)內(nèi)進(jìn)行繼續(xù)合并。合并分標(biāo)的物資，接受制造商、代理商和經(jīng)銷商投標(biāo)。
最后，根據(jù)歷史招標(biāo)投標(biāo)活動情況合理設(shè)置每個標(biāo)包的其他資格條件和業(yè)績要求（見圖1）。
