采購人需要代理“多面手”
編者按：在代理機(jī)構(gòu)選擇方面，采購人有很大的自主選擇權(quán)，但面對如今數(shù)量龐大的代理機(jī)構(gòu)群體，采購人該如何用好手中的自主權(quán)，從而作出最優(yōu)選擇？對此，我報邀請了兩位業(yè)內(nèi)人士從代理機(jī)構(gòu)的角度談?wù)効捶?，供相關(guān)人士參考。
■ 朱誠
根據(jù)國家“放管服”改革要求，自2014年起，政府采購代理機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)不再需要資格認(rèn)定，財政部門對代理機(jī)構(gòu)實(shí)行登記管理，隨之相伴的是代理機(jī)構(gòu)數(shù)量的激增。雖然法律賦予采購人自行選擇的權(quán)利，但在實(shí)踐中，采購人出于對廉政風(fēng)險的考慮、對代理機(jī)構(gòu)能力的考察等原因，通常會借鑒招標(biāo)采購的方式，通過比選，從報價、業(yè)績、人員結(jié)構(gòu)與數(shù)量、招標(biāo)方案、場所等方面進(jìn)行綜合比較，作出評判，最終選擇出適合自身需求的代理機(jī)構(gòu)。那么，實(shí)踐中，如何在眾多的代理機(jī)構(gòu)中作出選擇？具體需要考慮哪些因素？筆者試作一些簡單的探討供業(yè)界參考。
代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容
專門的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)是我國在特定歷史時期的產(chǎn)物。近年來，隨著政策的放開，除了一些能緊跟時代步伐，積極向深層次專業(yè)型服務(wù)商轉(zhuǎn)型的代理機(jī)構(gòu)，市場上大部分代理機(jī)構(gòu)都提供著較為同質(zhì)化的服務(wù)內(nèi)容。
代理機(jī)構(gòu)可以提供的服務(wù)內(nèi)容大概包括以下幾個方面：
保證項目采購流程合規(guī)?，F(xiàn)階段對代理機(jī)構(gòu)最基本、最主要的要求是流程合規(guī)，接受采購人的委托，代表采購人組織好政府采購工作，依法依規(guī)完成采購工作，實(shí)現(xiàn)物有所值的采購目標(biāo)。
編制招標(biāo)文件，擬定采購合同。最簡單的做法是套用標(biāo)準(zhǔn)文件，把采購人提供的需求文本與合同文本粘貼到標(biāo)準(zhǔn)文件中，簡單調(diào)整后即可完成。但正確的做法應(yīng)當(dāng)是根據(jù)采購人的采購需求，通過自身的能力和經(jīng)驗(yàn)組織編寫滿足采購需求的采購文件和責(zé)權(quán)清晰、便于執(zhí)行的合同條款。在工程項目中，很多具備相關(guān)造價經(jīng)驗(yàn)的代理機(jī)構(gòu)還可以編制工程量清單和招標(biāo)控制價。
為采購人規(guī)劃采購方案。執(zhí)行相關(guān)流程，編制采購文件，擬定采購合同，這是最基本的服務(wù)內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合采購人的需要以及代理機(jī)構(gòu)的能力，代理機(jī)構(gòu)可以提供一些更深入的服務(wù)內(nèi)容。比如，在條件允許的范圍內(nèi)，規(guī)劃采購方案，設(shè)計評審辦法，提高效率，最終提供質(zhì)量合格、服務(wù)完善、價格有競爭力的采購服務(wù)。
組織驗(yàn)收。驗(yàn)收是采購活動的重要環(huán)節(jié)，有個別供應(yīng)商在投標(biāo)環(huán)節(jié)隨意承諾，但因?yàn)閮r格調(diào)整等原因，又在供貨質(zhì)量上大打折扣。因此，對于特殊標(biāo)的物，需要從生產(chǎn)環(huán)節(jié)到交貨環(huán)節(jié)的不同階段組織驗(yàn)收，滿足采購人對質(zhì)量和交貨期的要求。代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)和能力往往比采購人更豐富，在必要的情況下，可以代表采購人完成組織驗(yàn)收工作。
項目全周期各階段服務(wù)的挑選和整合?，F(xiàn)在有些采購人需要代理機(jī)構(gòu)提供更多的延伸服務(wù)，如，需求的調(diào)查、起草，價格的估算，供應(yīng)商信息的調(diào)查等。采購工作從采購意向開始，到最后完成驗(yàn)收投入正式使用，有很多瑣碎的環(huán)節(jié)構(gòu)成。在代理行業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展時期，代理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身優(yōu)勢，以點(diǎn)帶面，不斷拓展自身的服務(wù)范圍，增加服務(wù)附加值，促進(jìn)代理服務(wù)升級。
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為何能“委以重任”
作為采購人，需根據(jù)項目準(zhǔn)備情況，決定哪些工作由自己完成，哪些工作委托給代理機(jī)構(gòu)，這期間需要考慮以下幾個因素：
采購人自身的采購經(jīng)驗(yàn)。采購人以往是否有類似項目的采購經(jīng)驗(yàn)？是輕車熟路還是首次嘗試？如果采購人經(jīng)驗(yàn)不足，就需要代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)支持做好本次采購。
采購人對采購文件的實(shí)際要求。到了要委托代理機(jī)構(gòu)的階段，采購人已經(jīng)完成了需求調(diào)查，并編寫了技術(shù)參數(shù)，但不同采購人的完成程度不盡相同，需要代理機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)內(nèi)容也不同。比如，有的采購人買某種產(chǎn)品，各種規(guī)格參數(shù)已經(jīng)寫得很清晰了，可以直接用于編制采購文件。但是，有的采購人在采購需求方面準(zhǔn)備得并不充分，比如，買家具、服裝等定制生產(chǎn)的產(chǎn)品，或者項目負(fù)責(zé)人是個初來乍到的“小白”，第一次負(fù)責(zé)這種產(chǎn)品的采購，這就需要代理機(jī)構(gòu)幫助其細(xì)化采購標(biāo)的物的需求描述，包括材質(zhì)要求、做工做法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢測和驗(yàn)收的方法等，還可能需要完善合同條款中針對這個項目的常規(guī)條款和特殊條款。
采購人組織驗(yàn)收。這取決于采購人內(nèi)部是不是有專業(yè)人員能夠獨(dú)立完成驗(yàn)收工作。以家具、服裝等標(biāo)的物為例，正確的做法是需要在材料生產(chǎn)加工、成品的生產(chǎn)交貨等多個環(huán)節(jié)組織驗(yàn)收，甚至還需要權(quán)威的第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。對于這些繁雜的工作，采購人如何組織，也是在選擇代理機(jī)構(gòu)前需要確定的事項。
簡要總結(jié)一下，代理機(jī)構(gòu)按采購人的委托完成采購，為采購人分擔(dān)不同采購環(huán)節(jié)中的工作，可以提高采購活動的效率和質(zhì)量，也為采購人分擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，便于合同的履行。在采購人不熟悉或者沒有過多精的情況下，委托給一家合適的第三方機(jī)構(gòu)，是一個多方共贏的選擇。一家綜合實(shí)力比較強(qiáng)的代理機(jī)構(gòu)，可以幫助采購人減少協(xié)調(diào)各項目參與方的成本，有助于提高效率、降低風(fēng)險、保證質(zhì)量。
如何評價代理機(jī)構(gòu)的能力
各家代理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)情況、發(fā)展階段、具備的能力各不相同。如何評價一家代理機(jī)構(gòu)的能力，主要從人員和公司兩方面考慮。在人員方面，主要體現(xiàn)在一線工作的項目經(jīng)理、項目助理身上，他們是直接為采購人提供服務(wù)的人員。在公司方面，一是多年來項目經(jīng)驗(yàn)的積累，知識的儲備和應(yīng)用，以及工作方法、程序的不斷改進(jìn)和傳承。二是后臺的招標(biāo)采購顧問、法律、財務(wù)、檔案、信息化等多方面的支持人員，以及可以根據(jù)項目需求組織起來的專業(yè)技術(shù)人員。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
項目經(jīng)理和助理。代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)積累固然重要，但代理機(jī)構(gòu)是否能提供令人滿意的服務(wù)，關(guān)鍵在于擬承接項目的項目經(jīng)理和助理，他們應(yīng)該是恪盡職守、靠專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的人。需要采購人考察他們既往的業(yè)績資料，并且通過面談判斷他們是否為值得信賴的人選。通常情況下，一個項目經(jīng)理同時負(fù)責(zé)多個項目，更多的是靠經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)和把關(guān)，很多具體工作是項目助理來負(fù)責(zé)。面談中通過聽取項目助理的工作設(shè)想、對可能出現(xiàn)的問題的提前謀劃，從而選擇最值得合作的伙伴。
代理機(jī)構(gòu)的業(yè)績。業(yè)績是評判代理機(jī)構(gòu)的一項重要標(biāo)準(zhǔn)。有些代理機(jī)構(gòu)成立的時間較早，已經(jīng)發(fā)展為綜合型的代理服務(wù)機(jī)構(gòu)，各方面業(yè)務(wù)發(fā)展比較均衡；也有一些特定行業(yè)的代理機(jī)構(gòu)，比如，專門從事工程招標(biāo)代理的公司，在剛進(jìn)入政府采購領(lǐng)域時，對法律法規(guī)、風(fēng)險的認(rèn)識和把控程度有所欠缺，這種情況下，業(yè)績就顯得尤為重要了。
對項目所在地法規(guī)、程序的熟悉程度和學(xué)習(xí)能力。現(xiàn)階段，各地對采購流程的要求略有不同，且在不斷更新，為了項目的高效運(yùn)行，代理機(jī)構(gòu)對項目所在地程序的熟悉程度也是項目能否順利進(jìn)行的前提條件，這就要求代理機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)了解當(dāng)?shù)氐囊螅S時關(guān)注變化，及時學(xué)習(xí)和跟進(jìn)。筆者認(rèn)為，這方面也可以納入代理機(jī)構(gòu)的考察因素。
編制采購文件的能力。把標(biāo)準(zhǔn)文件按項目需求修訂并進(jìn)行補(bǔ)充完善，對潛在投標(biāo)人的資格準(zhǔn)確描述，起草合同條款，協(xié)助采購人進(jìn)行需求調(diào)查、編制需求文件，工程項目可能還需要編制工程量清單和招標(biāo)控制價，根據(jù)項目的標(biāo)的、市場競爭情況有針對性地設(shè)計和編制項目的評審辦法。這需要項目負(fù)責(zé)人和助理熟悉法規(guī)、熟悉采購標(biāo)的物所處行業(yè)，同時對采購知識有足夠的積累，能夠根據(jù)市場競爭情況編制采購文件而不是對標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行簡單套用。
以擬定合同條款為例，有的代理機(jī)構(gòu)具備國際貿(mào)易的能力和經(jīng)驗(yàn)，他們可以代理采購人完成進(jìn)口產(chǎn)品的進(jìn)口審批，在編制招標(biāo)文件、合同條款時亦能考慮到付款、關(guān)稅、清關(guān)、到貨等后續(xù)合同執(zhí)行因素，此種情況下，采購人與投標(biāo)人之間的工作范圍劃分清晰連貫，責(zé)任與權(quán)利相對應(yīng)。
對潛在供應(yīng)商調(diào)查評估的能力。在對采購人的延伸服務(wù)中，有一些采購人希望代理機(jī)構(gòu)能夠?qū)撛诠?yīng)商的產(chǎn)品、財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力等方面作出調(diào)查評估，給采購人出具參考意見。
方案規(guī)劃能力。對于很多常規(guī)項目，采購人已經(jīng)準(zhǔn)備得比較充分了，只需要代理機(jī)構(gòu)按部就班操作就可以了。但是，有些項目是要實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的，對此，不同能力的代理機(jī)構(gòu)會規(guī)劃出完全不同的采購策略，進(jìn)而影響采購結(jié)果的優(yōu)劣。
協(xié)調(diào)溝通能力。一個采購項目涉及多方當(dāng)事人，協(xié)調(diào)溝通能力是代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)修煉的基本功。
風(fēng)險管控能力。代理機(jī)構(gòu)應(yīng)對項目采購失敗風(fēng)險進(jìn)行預(yù)判，對潛在供應(yīng)商及所在行業(yè)全面了解，對同類產(chǎn)品招標(biāo)容易出現(xiàn)質(zhì)疑投訴的風(fēng)險提前規(guī)避，要考慮問題發(fā)生時、發(fā)生后的處理方案，盡量將影響降到最低。
研究能力。包括法律、流程、供應(yīng)商、需求等方面數(shù)據(jù)的發(fā)現(xiàn)、積累和使用。在大型綜合性采購項目中，一家有研究和創(chuàng)新能力的代理機(jī)構(gòu)更能通過咨詢服務(wù)為采購人創(chuàng)造價值。
通過以上三方面的探討，筆者分析了代理機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容以及做好這些工作所需要的能力，采購人要結(jié)合自身需求來決定考察代理機(jī)構(gòu)哪些能力，最終選擇出合適的代理機(jī)構(gòu)。
（作者單位：北京國際招標(biāo)有限公司）
